Salah satu pertanyaan yang sering muncul pada saat melakukan pengadaan adalah : lebih tepat menggunakan Polo Shirt atau Kemeja?. Padahal ada yang lebih penting daripada sekedar memilih model.

Seperti siapa yang akan menggunakannya, aktivitas kerja bagaimana, fungsi pakaian, jumlah yang akan digunakan hingga rencana penggunaan di masa depan.

Dengan begitu pengadaan seragam perusahaan dapat lebih efektif dan efisien karena sudah mengetahui hal yang perlu dipersiapkan.

Berikut merupakan tujuh hal yang perlu dipetakan agar keputusan dalam pengadaan seragam kerja.

Tentukan Siapa yang Akan Menggunakan Seragam Kerja

Sebelum menentukan produk atau model seperti apa, tentukan dulu siapa yang akan menggunakannya. Apakah seragam tersebut akan digunakan oleh seluruh karyawan, divisi tertentu saja, staf office, tim produksi, tim teknisi atau tim lapangan, atau tiap divisi berbeda.

Dengan mengetahui siapa yang akan menggunakannya, produk atau model akan dibuatkan sesuai dengan kebutuhan penggunanya.

Baca Juga : Kelebihan Seragam Drill untuk Seragam Kantor

Karena kebutuhan berbeda, berbeda juga seragam yang akan digunakan, karena setiap perusahaan tentunya tidak hanya menggunakan satu jenis seragam kerja saja.

Tentukan Fungsi Seragam Karyawan Sebelum Memilih Produknya

Kebutuhan pengguna juga dapat dipengaruhi oleh pemilihan material bahan. Pada seragam kerja di PT Ajinomoto Indonesia, menggunakan material ironless untuk tampilan rapi tanpa perawatan berlebih.

Pertimbangkan Jumlah Pengguna Sejak Awal

Semakin besar jumlah pengadaan, maka semakin penting akurasi data sebelum produksi dimulai. Tim pengadaan harus mempertimbangan jumlah seragam yang akan diproduksi.

Perlu diperhitungkan berapa jumlah karyawan aktif & kebutuhan tambahan untuk karyawan baru atau kebutuhan lainnya agar tidak menjadi kendala dalam pembagian seragam kerja.

Tentukan Spesifikasi Seragam Kerja

Menentukan spesifikasi untuk seragam kerja menyesuaikan fungsi dan aktivitas setiap karyawan. Mulai dari jenis bahan, warna, model, bordir/sablon hingga ukuran.

Baca Juga : Panduan Pengadaan Kemeja Kerja perusahaan

Dalam menentukan spesifikasi seragam sebaiknya tidak hanya disampaikan melalui percakapan saja. Tetapi harus memiliki dokumen spesifikasi yang lengkap sehingga ketika digunakan untuk produksi hasilnya sesuai dengan harapan.

Jangan Hanya Mengevaluasi Harga Vendor

Ketika sudah mendapatkan vendor, jangan hanya membandingkan dari segi harga saja. Tetapi lihat juga dari :

• Kemampuan memahami kebutuhan, 
• Komunikasi 
• Kualitas sample
• Kapasitas produksi
• Timeline
• Quality Control
• After-sales
• Kemampuan menangani repeat order

Vendor yang baik bukan hanya memberikan quotation, tetapi juga membantu tim pengadaan di perusahaan memahami konsekuensi dari setiap pilihan produk dan spesifikasi.

Pastikan Kebutuhan Hari Ini Tidak Menyulitkan Pengadaan Berikutnya

Pengadaan seragam kerja perusahaan merupakan pengadaan yang berulang dan tidak hanya dilakukan sekali saja. Biasanya perusahaan akan melakukan pengadaan setiap tahun atau 2-5 tahun sekali.

Agar pengadaan berikutnya tidak harus memulai lagi dari awal, perlu dibuatkan dokumentasi spesifikasi, sample reference, kode warna, historis produksi, hingga catatan evaluasi dari vendor sebelumnya.

Menentukan seragam kerja perusahaan bukan sekedar memilih produk polo, kemeja ataupun yang lainnya. Keputusan dilakukan dengan memahami kebutuhan pengguna, aktivitas, jumlah produk, spesifikasi, timeline hingga bagaimana produk akan dikelola kembali untuk kebutuhan selanjutnya.

Semakin awal kebutuhan direncanakan, semakin banyak ruang bagi tim procurement untuk mengevaluasi pilihan untuk memastikan produksi berjalan sesuai ekspektasi

Sudah Mulai Mempersiapkan Kebutuhan Seragam Kerja 2027?

Boogie Apparel

Jelas Prosesnya, Tepat Hasilnya