Sebagai procurement, sebelum memasuki tahap PO (Purchase Order), ada yang perlu di cek untuk memvalidasi standar kualitas dari vendor yang diajak bekerja sama apakah benar-benar profesional atau hanya vendor biasa.
Baca Juga: Vendor Seragam Kantor Terpercaya: Cara Meminimalisir Risiko Kesalahan Dengan Dokumen SKP.
Berikut merupakan 5 pertanyaan wajib yang sering terlewatkan oleh procurement saat memilih vendor seragam kerja
Pertanyaan 1: “Apakah ada dokumen acuan produksi yang bisa kami review sebelum produksi massal dimulai?”
Pertanyaan ini merupakan langkah dasar dalam memvalidasi vendor profesional.
Jawaban Vendor Profesional : “Ya, kami menerbitkan dokumen spesifikasi detail teknis seperti jenis kain/bahan yang digunakan, kode warna, ukuran bordir, hingga size chart untuk ditandatangani bersama.”
Jawaban Vendor Red Flag : “Tenang saja, kami sudah paham konsepnya berdasarkan foto sampel yang anda kirim.”
Pertanyaan 2: “Bagaimana proses jika hasil jadi tidak sesuai spesifikasi yang disepakati?
Pertanyaan ini bertujuan untuk mengetahui apakah ada layanan after sales setelah barang diterima dengan kondisi tidak sesuai
Jawaban Vendor Profesional : “Kami menerapkan sistem Quality Control berlapis di setiap lini jahit. Namun jika ada kecacatan produk melewati batas toleransi dokumen kontrak, maka ada garansi perbaikan atau produksi ulang sesuai kesepakatan bersama”Jawaban Vendor Red Flag : “Tim jahit kami sudah berpengalaman bertahun-tahun jadi tidak mungkin salah dan hasilnya pasti sesuai”.
Pertanyaan 3: “Berapa lama estimasi produksi dan ada tidak milestone yang bisa kami pantau?
Vendor seragam profesional tentu mengandalkan manajemen timeline berdasarkan data kapasitas mesin produksi, bukan mengira-ngira.
Jawaban Vendor Profesional : “kami akan memberikan dokumen jadwal produksi yang berisi tanggal pasti untuk setiap tahapan, cutting, sewing, embroidery hingga packing”
Jawaban Vendor Red Flag : “Kira-kira sekitar 1-2 bulan sudah pasti selesai.”
Pertanyaan 4: “Apakah kami bisa melihat proses produksi secara langsung?
Pertanyaan ini mungkin dapat menjadi pembeda antara produsen langsung dengan perantara.
Jawaban Vendor Profesional : “Tentu saja, kami sambut baik jika tim procurement dari perusahaan Anda ingin menjadwalkan kunjungan langsung ke pabrik kami untuk melihat langsung proses produksi”.
Jawaban Vendor Red Flag : “Mohon maaf sepertinya tidak bisa, karena satu dan lain hal”
Pertanyaan 5: “Dokumen apa saja yang kami terima sebagai klien selama proses pengadaan?”
Pertanyaan ini sangat penting untuk kebutuhan administrasi internal perusahaan Anda.
Jawaban Vendor Profesional : “Kami menyediakan dokumen trail formal yang lengkap seperti proposal awal, spesifikasi produk, persetujuan sampel, surat penawaran, nota kesepakatan spesifikasi hingga invoice resmi ber-faktur pajak.”
Jawaban Vendor Red Flag : “Seluruh dokumen akan dikirim melalui WhatsApp dalam bentuk teks atau gambar”
Apa Itu Dokumen Acuan Produksi dan Kenapa Ini Menjadi Kunci Keamanan?
Vendor seragam kerja profesional biasanya memiliki dokumen internal yang biasa disebut dengan Dokumen SKP (Surat Keterangan Produksi) atau Production Brief atau Work Order, yang berisi detail spesifikasi teknis seperti bahan, kode warna, detail ukuran bordir, detail ukuran dll.
Dokumen SKP tersebut akan ditandatangani oleh pihak vendor dan tim procurement (klien), sebagai bentuk kesepakatan resmi terkait spesifikasi final sebelum produksi massal.
Sebagai vendor seragam kerja profesional, Boogie Apparel tidak pernah menjalankan produksi apabila Dokumen SKP (Surat Keterangan Produksi) belum disepakati oleh kedua belah pihak.
Dengan 5 pertanyaan wajib tadi, bukan serta merta mempersulit proses pengadaan seragam kerja anda. Namun bertujuan untuk memperjelas bagaimana proses pengadaan berjalan dengan meminimalisir risiko di akhir.
Jadwalkan Konsultasi Gratis di Kantor Anda.
