Townhall merupakan sebuah agenda meeting besar perusahaan yang melibatkan semua level karyawan, mulai dari staf hingga jajaran direksi.
Tujuan townhall meeting adalah untuk menyampaikan pembaruan strategi bisnis, menyelaraskan visi misi serta membuka ruang diskusi dua arah antara manajemen dan tim
Mengelola pengadaan seragam untuk townhall perusahaan dengan banyaknya peserta bukan hanya perihal memilih desain atau menentukan jumlah pesanan.
Simak artikel berikut untuk mengetahui hal yang wajib dipersiapkan sebelum pengadaan seragam untuk acara townhall perusahaan
Mengapa Pengadaan Seragam Town Hall Berskala Besar Memiliki Tantangan yang Berbeda?
Sumber : Dokumentasi produksi Boogie Apparel
Acara townhall dihadiri oleh seluruh karyawan mulai dari level staff hingga direksi, yang bisa mencapai ratusan bahkan ribuan orang jika perusahaan skala multinasional.
Dengan banyaknya karyawan yang mengikuti acara townhall, pengumpulan ukuran, distribusi ke berbagai divisi, hingga memastikan seluruh peserta menerima seragam yang sesuai sebelum hari pelaksanaan, menjadi tantangan bagi procurement.
Baca Juga : 5 Hal yang Wajib Dicek Sebelum Pengadaan Seragam CSR Perusahaan
Kesalahan dalam pengadaan akan berdampak langsung pada jalannya acara yang singkat namun padat tersebut, dan mempengaruhi kenyamanan setiap peserta.
Oleh karena itu, tim procurement perlu memastikan setiap proses berjalan dengan baik untuk dapat meminimalisir kesalahan dalam pengadaan seragam untuk townhall perusahaan.
5 Hal yang Wajib Dipersiapkan Sebelum Pengadaan Seragam Town Hall
Sumber : Produk Hakordia Kemenkeu
- Pastikan data ukuran peserta setiap divisi
Tim procurement perlu memastikan ukuran terbaru dari peserta acara townhall. Dan perlu pengecekan agar tidak terjadi double input dengan data yang lama.
- Cocokkan Jumlah Pesanan dengan Jumlah Peserta Aktual
Jumlahlah pesanan perlu disesuaikan dengan jumlah peserta, serta apakah ada kemungkinan peserta tambahan atau tamu yang hadir.
- Finalisasi Desain Sebelum Produksi Dimulai
Sebelum produksi massal, mintalah sampel terlebih dahulu untuk pengecekan dan revisi seragam agar sesuai dengan standar desain yang diharapkan perusahaan.
Baca Juga : Polo atau Kaos? Cara Memilih Seragam Event yang Tepat untuk Gathering Perusahaan
- Susun Timeline Produksi dan Distribusi
Timeline produksi dan distribusi perlu diperhatikan agar tidak terjadi hal yang diinginkan seperti kesalahan dan perlu perbaikan yang akan memakan waktu yang lama. Idealnya barang sampai H- 2 minggu acara.
- Libatkan Vendor Sejak Tahap Perencanaan
Untuk hasil produksi yang lebih baik, libatkan vendor seragam sejak awal perencanaan. Infokan setiap detail kegiatan agar vendor memberi rekomendasi produk yang sesuai dengan kondisi townhall tersebut.
Dengan mempersiapkan lima hal tersebut, diharapkan dapat membantu tim procurement sebelum melakukan pengadaan seragam untuk kegiatan townhall perusahaan.
Mengapa Vendor yang Datang Langsung ke Lokasi Lebih Efisien?
Sumber : Dokumentasi Visit Customer Boogie Apparel
Acara seperti townhall perusahaan yang diikuti ratusan hingga ribuan peserta, keberhasilan dalam pengadaan seragam event tidak hanya ditentukan oleh kualitas produk saja.
Semakin awal vendor dilibatkan dalam perencanaan, maka semakin besar juga peluang untuk mengurangi risiko kesalahan produk.
Vendor yang datang langsung lebih efisien karena dapat mengetahui kondisi secara aktual bentuk kegiatan, jumlah divisi hingga titik distribusi pengiriman.
Baca Juga : Mengenal Layanan Konsultasi Boogie Apparel untuk Pengadaan Seragam Kerja Perusahaan Anda
Selain itu memudahkan vendor untuk memberi rekomendasi jenis produk dan memberi estimasi timeline produksi sesuai produk yang diharapkan perusahaan.
Dengan hal tersebut dapat mengurangi miskomunikasi dan meminimalisir risiko kesalahan fatal pada saat produksi massal.
Pengadaan seragam townhall yang baik, dimulai dari persiapan yang tepat dan akurat.
